in

1001 Tips Cara Menggunakan Microsoft Teams

Kebutuhan akan platform meeting online saat ini semakin meningkat. Perusahaan – perusahaan kecil mulai bermunculan. Start-up yang baru merintis bisnis biasanya tidak memiliki kantor tetap karena hal tersebut hanya akan menambah operating result. Mereka memanfaatkan mode kerja remote untuk mengefektifkan kemajuan bisnis tanpa memikirkan masalah operasional perkantoran yang lebih rumit dan memakan biaya atau modal yang besar. Alhasil, untuk melakukan pertemuan atau meeting membahas bisnis, mereka sangat memerlukan platform yang dapat diandalkan. Microsoft Teams adalah salah satu platform meeting online terbaik yang ada. Apalagi, Microsoft adalah perusahaan besar yang mengeluarkan aplikasi ini. Kepercayaan masyarakat online pasti semakin besar. Ternyata, meskipun masyarakat sudah banyak menggunakan aplikasi ini, masih banyak pengguna online yang belum mengetahui cara menggunakan microsoft teams.

Microsoft Teams memiliki inti fungsi dan fitur yang hampir sama di setiap platform meeting online. Selain itu, pengguna juga dapat dengan mudah mengintegrasikan Microsoft Teams dengan aplikasi lainnya seperti outlook, gmail, dan masih banyak lagi. Sehingga, untuk keperluan meeting yang sifatnya berulang dan sering, pengguna sudah bisa dengan mudah mengatur pertemuan online langsung melalui provider email mereka. Tentunya, dengan journey dan pengalaman yang lebih mudah dan efisien. Untuk yang belum mengetahui cara menggunakan Microsoft Teams, berikut tipsnya untuk Anda.

Meeting Skala Kecil

Untuk meeting skala kecil, tidak ada cara yang sulit dalam menggunakan microsoft teams. Apalagi jika pengguna sebenarnya bukan pengguna Microsoft Teams dan di dalam meeting, pengguna hanya berperan sebagai pihak terundang. Begitu mendapatkan undangan Microsoft Teams, pengguna bisa masuk dan mengikuti meeting tanpa harus menginstall aplikasi. Caranya, pengguna hanya perlu mengklik link. Link akan membawa pengguna ke tampilan browser. Ada dua pilihan yang akan muncul yakni Download Windows app dan join on the web instead. Jika pengguna tidak ingin menginstall aplikasi, pengguna cukup klik join on the web instead. Masukkan nama dan pilih pengaturan audio dan video. Pastikan untuk memilih ‘Allow’ yang artinya mengizinkan aplikasi mengakses setting audio Anda agar bisa mendengarkan dan berbicara selama meeting. Selanjutnya, host atau participant yang ada di dalam ruang meeting online akan mempersilahkan Anda masuk dengan mengklik ‘Admit’. Hal ini karena Anda akan muncul sebagai guest di dalam meeting.

Untuk Anda yang memiliki akun dan aplikasi Microsoft Teams, Anda bisa melakukan banyak hal. Tidak hanya mengikuti meeting tetapi juga membuat meeting yang baru dan mengundang participant untuk hadir dalam meeting. Simak cara menggunakan microsoft teams untuk Anda yang memiliki akun dan aplikasi.

1001 Tips Cara Menggunakan Microsoft Teams Aplikasi & Software
Sumber: Microsoft Teams site
  • Membuat dan mengirimkan undangan meeting

Pertama kali yang perlu Anda pelajari adalah cara membuat dan mengirimkan undangan meeting. Ada beberapa cara untuk bisa membuat dan mengirimkan undangan meeting. Anda perlu mencatat 2 cara yang paling penting. Pertama adalah cara membuat meeting langsung di aplikasi teams dan yang kedua adalah menggunakan aplikasi lain yang sudah anda integrasikan dengan teams.

Untuk cara yang pertama cukup mudah. Anda hanya perlu masuk ke dalam menu ‘Calendar’ di aplikasi Microsoft Meetings. Anda bisa memilih ‘Meet Now’ jika ingin membuat meeting dan mengundang peserta saat itu juga. Selain itu, Anda juga bisa memilih ‘+New Meeting’ untuk membuat dan mengundang peserta meeting. Meeting baru juga memiliki pilihan tergantung model subscription Anda. Untuk yang standar biasanya memiliki ‘Schedule Meeting’ dan ‘Live Event’. Schedule Meeting untuk meeting skala kecil maupun besar. Sedangkan Live Event biasanya bisa Anda gunakan untuk webinar, pertemuan online resmi, acara online, dan sebagainya. Bedanya, untuk live event, Anda bisa memberikan semacam form registrasi untuk mereka yang ingin mengikuti acara.

Tips untuk Anda yang baru mulai menggunakan Microsoft Teams dan harus membuat serta mengirimkan undangan, Anda harus memastikan sifat undangan terlebih dahulu. Apakah meeting skala kecil, besar, dan bagaimana kebutuhannya. Anda juga perlu mengetahui latar belakang peserta, apakah hanya di dalam organisasi saja, atau juga melibatkan pihak eksternal. Dari informasi tersebut, baru Anda bisa dengan mudah membuat, mengatur, dan mengirimkan undangan.

  • Persiapan Meeting (Mengecek tim, menghubungi team yang belum hadir, mute, microphone, background)

Cara pertama yang perlu Anda pelajari dalam menggunakan Microsoft Teams adalah persiapan. Kita sudah sempat menyinggung topik ini di poin sebelumnya. Untuk mempersiapkan meeting, Anda harus mengecek kesiapan tim, baik itu schedule, total yang hadir, siapa saja, serta latar belakang mereka. Kemudian apakah membutuhkan virtual background tertentu atau tidak. Sebagai informasi, Microsoft Teams juga memberikan fitur virtual background yang bisa Anda atur sesuai keinginan. Microsoft Teams sudah menyediakan gambar yang bisa Anda gunakan sebagai latar belakang. Jika menginginkan gambar yang baru, Anda juga bisa memasukkannya melalui system C:. Cara lengkapya sudah ada di panduan Microsoft Teams.

Selanjutnya yang harus Anda pastikan adalah bagaimana latar belakang peserta yang akan hadir. Apakah berasal dari internal organisasi atau eksternal. Apakah mereka memiliki kesempatan untuk berbicara atau hanya mendengarkan sehingga Anda tahu kapan harus mute peserta jika Anda sebagai host/producer dari meeting tersebut. Jika Anda sebagai salah satu yang juga berbicara, pastikan bahwa Anda dalam keadaan unmute agar peserta meeting lain dapat mendengarkan Anda saat berbicara. Untuk mengatur ini, Anda hanya perlu mengklik ikon mikrofon. Jika terdapat garis, artinya anda dalam format on mute dan apapun yang Anda bicarakan tidak akan terdengar oleh peserta lain. Sebaliknya, jika tidak ada garis maka Anda bisa berbicara dan apapun yang Anda bicarakan dalam format tersebut bisa terdengar oleh peserta lain. Hati – hati juga jika ternyata Anda tidak dalam kondisi ingin atau dipersilahkan berbicara tetapi mikrofon anda unmute.

Di dalam meeting, biasanya terdapat peserta yang ternyata penting tetapi belum hadir. Anda bisa memeriksa melalui menu participants (ikon orang dengan garis – garis). Anda bisa mengetahui siapa saja yang sudah setuju hadir dan sudah hadir atau belum hadir serta yang menolak untuk hadir. Jika mereka setuju hadir tetapi belum ada, Anda juga bisa menghubungi langsung.

  • Video recording meeting

Sebelum meeting berlangsung, Anda juga perlu memeriksa apakah meeting tersebut harus direkam atau tidak. Hal ini karena Microsoft Teams tidak akan merekam meeting jika Anda tidak mengatur sebelumnya atau mentrigger fungsinya saat meeting berlangsung. Orang yang bisa melihat video recording meeting hanyalah mereka yang mentrigger recording pertama kali. Ini juga tergantung pengaturan. Biasanya Microsoft Teams sudah mengatur default nya seperti ini.

Selanjutnya, Anda bisa mengunduh hasil rekaman setelah meeting selesai. Microsoft Teams akan mengirimkan link rekaman meeting melalui email, sebagai chat, dan tersedia di browser akun Anda.

Meeting Skala Besar / Webinar / Training

Tidak hanya meeting skala kecil saja, Anda juga bisa menggunakan Microsoft Teams untuk meeting skala besar, webinar, pertemuan online, training, dan lain sebagainya yang memerlukan fitur – fitur lebih advanced. Untuk mengadakan meeting skala besar dengan fitur lebih baik dan jumlah peserta maksimal 300 participants, Anda bisa menggunakan Microsoft Business Standard. Dengan versi ini Anda mendapatkan fitur tambahan seperti Productivity apps and Services yang meliputi web version untuk Microsoft products seperti Word, Excel, dan PowerPoint. Anda juga mendapatkan fasilitas Yammer, Planner, dan Stream, integrasi dengan outlook, security and compliance, administration serta support.

Cara menggunakan Microsoft Teams untuk meeting skala besar sebenarnya sama dengan meeting kecil. Hanya saja ada beberapa pilihan tambahan yang nantinya muncul di fungsi standar. Misalnya meeting recordings.

Management Team

Serunya menggunakan Microsoft Teams adalah one stop solutions. Teams tidak hanya menyediakan menu untuk melakukan online meeting tetapi juga untuk management teams. Seperti group, private chats, dan channel. Dengan mode ini Anda bisa dengan mudah mengatur pekerjaan untuk masing – masing tim di dalam perusahaan Anda. Masing – masing dari mereka memiliki group sendiri untuk bisa saling terhubung sehingga lebih fokus. Begini cara menggunakan Microsoft Teams untuk group chat dan channel.

1001 Tips Cara Menggunakan Microsoft Teams Aplikasi & Software

Sumber: Microsoft Teams site
  • Teams Group

Teams Group bisa Anda gunakan sebagai fasilitas private chat dalam group. Misalnya di perusahaan Anda terdapat tim desain, coding, security, finance, dan marketing. Masing – masing tim bisa memiliki group sendiri dan memiliki private chat yang hanya berhubungan dengan topik grup mereka. Tidak hanya chatting, mereka juga bisa menyimpan file yang berkaitan, bahkan menulis minutes of meeting melalui fitur ‘Meeting Notes.’

  • Channel

1001 Tips Cara Menggunakan Microsoft Teams Aplikasi & Software

Sumber: Microsoft Teams site

Channel sebenarnya mirip dengan group hanya saja, Channel seperti kumpulan dari beberapa group chat. Di dalam satu channel, Anda bisa memasukkan topik – topik terpisah dengan keanggotaan berbeda. Sehingga jika dalam 1 perusahaan memiliki beberapa group dengan projects berbeda, Anda bisa mendaftarkan projects tersebut dalam 1 channel yang sama. Pengaturannya bergantung pada keinginan Anda. Satu poin pasti adalah Anda bisa mendapatkan management meeting dan team terbaik jika dapat menggunakannya semaksimal mungkin.

  • Sharing File

Untuk sharing file, Anda bisa melakukannya di dalam chat, group, maupun channel. Anda akan memiliki 1 repository yang fungsinya bisa mirip dengan google drive. Dimanapun Anda memasukkan dan menerima file. Semua berada dalam 1 brankas yang bisa Anda akses kapan saja. Untuk sharing file di chat, Anda hanya perlu mengklik ikon unggah, menunggu proses upload, dan mengirimkannya seperti chat. Cara menggunakan Microsoft Teams untuk berbagi file di grup dan channel juga sama. Bedanya, Anda bisa memiliki untuk mengupload langsung di bagian ‘File’. MS Teams juga menyediakan fitur drag and drop untuk memudahkan Anda.

  • Notes

Anda bisa menggunakan Meeting Notes untuk menyimpan MoM (Minutes of Meeting) selama pertemuan berlangsung. Semua peserta bisa melihat, mengedit, dan menyimpan meeting notes tersebut sebagai referensi bersama.

Subscription Plan

1001 Tips Cara Menggunakan Microsoft Teams Aplikasi & Software

Sumber: Microsoft Teams site

Microsoft Teams menyediakan beberapa pilihan subscription plan diantaranya Free, Business Basic, Business Standard, dan E3. Masing – masing memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing serta penawaran harga yang berbeda tergantung fitur yang mereka sediakan.

Untuk informasi seputar software dan aplikasi lainnya, silahkan kunjungi Tulizan Software & Aplikasi

What do you think?

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
Miris, Drama Zombie Joseon Exorcist Resmi Berhenti Tayang

Joseon Exorcist Diberhentikan Penayangannya, Ada Berapa Episode?

9 Rekomendasi Wajib Tonton Film Asia yang Terbaik dan Terbaru